U mag als werkgever een fiets van de zaak aan uw werknemers ter beschikking stellen. Gebruikt de werknemer de fiets van de zaak ook privé dan krijgt de werknemer een forfaitaire bijtelling van 7% over de consumentenadviesprijs van de fiets. De bijtelling ziet op de gehele terbeschikkinggestelde fiets. Dat betekent dat eventuele extra’s, zoals een slot, fietssteun, verzekering en reparatieset onderdeel van de fiets zijn en daarmee kosten voor de werkgever vormen. Dit in tegenstelling tot de zaken die niet direct aan de fiets verbonden zijn, maar aan de werknemer zelf, zoals bijvoorbeeld een regenpak. Dit is loon in natura. De bijtelling wordt bij het salaris van de werknemer geteld. U kunt als werkgever ook ervoor kiezen om het bedrag van de bijtelling ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling te brengen. Als werkgever moet u er wel op letten dat u 80% eindheffing moet betalen als de vrije ruimte overschreden wordt.
Voor de fiets die u als werkgever koopt en aan de werknemer verstrekt of ter beschikking stelt geldt een bijzondere regeling voor de omzetbelasting. Als de inkoopprijs van de aan de werknemer verstrekte fiets na aftrek van de eigen bijdrage van de werknemer hoger is dan € 749 inclusief omzetbelasting, dan is de aftrek van de omzetbelasting voor u als werkgever uitgesloten voor het bedrag dat uitkomt boven € 749.
U kunt er als werkgever ook voor kiezen om de werknemer een onbelaste reiskostenvergoeding te geven voor zakelijke kilometers van maximaal € 0,21 per kilometer. Woon- werkverkeer, zakelijke reizen naar klanten of een opleiding vallen onder de zakelijke kilometers.
Als uw werknemer een fiets van de zaak heeft en daarnaast ook een paar dagen met de eigen auto naar het werk komt en u de werknemer daarvoor een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding wilt geven, dan brengt dat voor u als werkgever extra administratieve lasten met zich mee. U moet voor een (vaste) onbelaste kilometervergoeding aannemelijk maken hoeveel dagen een werknemer doorgaans reist naar een vaste plaats van werkzaamheden. De werkgever dient dus nauwkeurig bijhouden hoe de werknemer naar het werk is gekomen. Dat geldt ook als de werknemer met een fiets van de zaak en zo nu en dan met de privé auto naar het werk komt.
De staatssecretaris Fiscaliteit en Belastingdienst Van Rij, heeft op 6 februari 2023 toegezegd de bewijslast bij een vaste reiskostenvergoeding voor een privévervoermiddel te vereenvoudigen. U kunt per werknemer afspreken hoeveel dagen per week er met de fiets van de zaak wordt gereisd en hoeveel dagen met de eigen auto. Deze afspraak kan de basis vormen voor de bepaling van een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding.