Wanneer één van uw medewerkers niet voldoende functioneert, stelt u samen met deze werknemer een plan op om de prestaties te verbeteren. Blijft verbetering uit, dan kunt u uiteindelijk de rechter verzoeken om de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Bij dit verzoek is een goed onderbouwd dossier nodig, waarmee u kunt bewijzen er alles aan gedaan te hebben om de werknemer te helpen.
Het stappenplan
- Leg objectief en gemotiveerd vast (met voorbeelden en bewijsstukken) waarom de werknemer disfunctioneert. Geef dit in een persoonlijk gesprek bij de werknemer aan. Maak daarbij duidelijk dat het totaal aan functioneren onvoldoende is, nadat de leidinggevende al meerdere keren op de verbeterpunten heeft gewezen. Let ook uit welke impact dit op de organisatie heeft; hebben collega’s last van het onvoldoende functioneren of lopen bedrijfsprocessen achter en lijdt het bedrijf omzetverlies? Leg de reactie van uw werknemer op uw verhaal vast. Is de werknemer het er mee eens of niet en waarom? Is hij bereid zich in te zetten voor verbetering of niet? Geef ook aan wat u wel wil zien van de werknemer. Welke doelstellingen moet hij behalen om (weer) aan de functie-eisen te voldoen? Kaart ook aan of de werknemer weet wat de achterliggende oorzaak van zijn disfunctioneren is. Zijn er gezondheidsproblemen of problemen in de persoonlijke sfeer die eerst opgelost moeten worden? Kan de bedrijfsarts hier een rol in spelen?
- Maak vervolgens afspraken met de werknemer om het functioneren te verbeteren en leg deze vast. Is voor verbetering een training of cursus nodig? Of mogelijk een volledige opleiding, of zijn de kosten daarvan zo hoog dat dit niet van u kan worden verwacht? Wie wordt de begeleider op de werkvloer, die het dagelijkse toezicht op het functioneren uitoefent? Betrek deze begeleider bij het verbeterplan. Spreek ook af om de hoeveel tijd jullie het verbetertraject evalueren. Tijdens de evaluatiegesprekken bespreken jullie wat al beter gaat en aan welke punten nog gewerkt moet worden. Stel het verbeterplan bij, wanneer dit nodig lijkt. Mogelijk omdat een andere oorzaak van het probleem blijkt, dan eerder was verondersteld. Geef de werknemer duidelijk aan wat de consequenties zijn, wanneer hij geen verbetering laat zien. Zal dit tot demotie leiden of zelfs tot het verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst bij de kantonrechter? Maak van zowel het verbeterplan, de eventuele bijstelling als van alle (voortgangs)gesprekken een verslag en geef de werknemer hiervan ook een exemplaar. Laat hem tekenen voor ontvangst. Voorkom echter dat u ieder klein vergrijp vastlegt; mocht het tot een ontslagaanvraag bij de kantonrechter komen, wilt u niet de indruk wekken dat u moedwillig een dik dossier heeft vastgelegd. Dit kan juist tegen u werken.
- De duur van het verbetertraject is afhankelijk van de werkzaamheden en de inzet van werknemer en werkgever gezamenlijk. Een minimale periode van zes maanden is daarbij niet ongebruikelijk. Lukt het de werknemer niet om na een redelijke periode in functioneren te verbeteren, onderzoek dan of overplaatsing of een geheel andere functie een oplossing kan zijn. Zijn geschikte vacatures voorhanden? Leg de werknemer uit waarom dit wel of geen oplossing is en leg dit ook weer vast in het dossier. Maak de werknemer bewust van de consequenties: bijvoorbeeld een langere reistijd, een lager salaris of – bij het weigeren van een andere functie of een functie op een andere locatie – ontslag. Komt het uiteindelijk op dit laatste neer, voeg dan de daad bij het woord en wacht dan niet te lang met het indienen van het verzoek tot ontbinding.
Evaluatie binnen uw organisatie
Bent u in een verbetertraject terecht geraakt, grijp dit dan aan om de eigen processen te evalueren: zijn de teksten in de personeelsadvertenties wel duidelijk genoeg? En geeft de functieomschrijving wel voldoende aan wat van de werknemer wordt verwacht? Zijn deze verwachtingen reëel?
Een paar aanpassingen kan een functioneringsprobleem in de toekomst wellicht voorkomen.
Kunt u advies gebruiken bij het opstellen van personeelsadvertenties, functieomschrijvingen of wilt u een verbetertraject met een werknemer aangaan, dan zijn onze coaches u daarbij graag van dienst.