Online boekhouden

Uw ontvangen inkoopfacturen kunt u scannen en mailen naar VANDERLAANGROEP. Beter nog, vraag aan uw leverancier om digitale facturen, zodat u deze gelijk kunt doorsturen. Deze inkoopfacturen worden door ons digitaal verwerkt door middel van herken mogelijkheden. Daarbij maken wij gebruik van Basecone. Op deze manier kan uw administratie efficiënt en grotendeel automatisch worden verwerkt.

Wist u dat u van digitaal ontvangen facturen het originele e-mailbericht moet bewaren? Het uitprinten of op andere manier bewaren is niet toegestaan, tenzij u gebruik maakt van een factuurverwerking programma zoals Basecone. Met Basecone voldoet u gelijk aan de fiscale bewaarplicht.

Indien gewenst maken wij een eigen inlog voor u aan, zodat u de facturen digitaal kunt opvragen en aanleveren. U hoeft dan niet meer te zoeken in verschillende orders naar facturen. U heeft uw eigen digitale archief. Ook raadplegen wij eenvoudig de facturen uit uw administratie, zodat u de originele administratie niet meer bij ons hoeft af te geven.

Basecone biedt ook de mogelijkheid om een werkproces binnen uw organisatie in te richten, waarbij facturen digitaal worden geautoriseerd. De inkoopfactuur kan digitaal ter goedkeuring worden aangeboden aan verschillende personen. De facturen zijn hierdoor niet meer verspreidt in uw organisatie, maar altijd benaderbaar via Basecone.

Basecone heeft een eigen app. Met deze app kunt u met uw smartphone een foto maken van uw (pin)bonnen/facturen. Ze staan dan gelijk klaar voor verwerking in de administratie.

In Online boekhouden kunt u digitale verkoopfacturen opstellen, gebaseerd op uw huisstijl. De verkoopfacturen worden automatisch verwerkt in uw administratie, zodat deze niet handmatig hoeven te worden ingevoerd.

Hiermee heeft u direct inzicht in uw omzet en na verwerking van de bank ook inzicht in de nog te ontvangen bedragen van uw afnemers.

Als u gebruik maakt van een eigen facturatiepakket, dan kan dit pakket wellicht  gekoppeld worden met Online boekhouden. (zie ook Koppelingen met andere applicaties). Als dat niet mogelijk is, dan kunnen wij de verkoopfacturen verwerken zoals beschreven bij Digitale verwerking van inkoopfacturen.

Als u een bankrekening heeft bij de ABN AMRO, ING, Knab of Rabobank, dan is het mogelijk om deze te koppelen aan Online boekhouden. De bankmutaties worden dagelijks ingelezen in Online boekhouden. Op basis van de ingestelde criteria herkent Online boekhouden de mutaties en zal deze automatisch verwerken. Hierdoor is de administratie actueel en hoeven de mutaties niet meer handmatig worden overgenomen van de bankafschriften.

Heeft u geen bankrekening bij deze banken, dan is het mogelijk om vanuit uw internetbankieren een elektronisch bankafschrift (MT940 bestand) op te halen en dit bestand naar ons te sturen. Wij importeren dit bestand in Online boekhouden. De verwerking van dit bestand gaat op dezelfde manier als met de hierboven genoemde koppeling.

Sinds 19 februari 2019 geldt de PSD2 wetgeving (Payment Service Directive 2) in Nederland. Door deze wetgeving zijn alle banken verplicht om hun banksystemen toegankelijk te maken voor derden. Om gebruik te maken van deze gegevens is een vergunning nodig, die Twinfield heeft ontvangen van de Nederlandse Bank. Hierdoor is het binnenkort mogelijk om alle banken te koppelen aan Online boekhouden en zijn door deze nieuwe koppeling de mutaties gelijk verwerkt in uw administratie.

Na de verwerking van uw inkoopfacturen, verkoopfacturen en uw bankmutaties, kunt u eenvoudig een betaalbestand aanmaken. Hierin staan de inkoopfacturen, die nog niet betaald zijn. Uiteraard bepaalt u zelf, welke facturen wanneer betaalt gaan worden. Dit bestand kunt u inlezen in uw internetbankieren. Bedragen en bankrekeningnummers hoeft u niet handmatig over te nemen. Heeft u een Rabobankrekening? Door middel van een koppeling staat dit bestand gelijk in uw internetbankieren van de Rabobank. U hoeft alleen nog akkoord te geven voor betaling.

Ook is het mogelijk om een incassobestand aan te maken, die u kunt inlezen in uw internetbankieren.

Online boekhouden biedt de mogelijkheid van debiteurenbeheer. U kunt hiermee aanmaningen versturen en een actielijst generen.

Online boekhouden is een zogenaamd open source programma, waardoor het makkelijk te koppelen is aan andere applicaties. Hierbij kunt u denken aan relatiebeheer, facturatie, webshop, kassasystemen e.d. Deze  koppelingen maken het mogelijk dat gegevens maar één keer ingevoerd hoeven te worden voor meerdere doeleinden.

Verzorgen wij uw salarisadministratie? Dan wordt uw salarismutatie automatisch in uw financiële administratie verwerkt via de loonjournaalpost. Na verwerking van de lonen zijn uw loonkosten gelijk zichtbaar in uw financiële administratie.